CAPÍTULO IV. EL AGENTE ÉTICO DEL CAMBIO.

 

ÉTICA PÚBLICA

Apuntes de clases

2005

PATRICIO ORELLANA VARGAS

CAPÍTULO IV

EL AGENTE ÉTICO DEL CAMBIO

Para modernizar la Administración Pública se requiere un sujeto o agente del cambio. Hasta ahora en Chile ese agente es el político. Esto es así porque se supone que éste tiene compromiso ideológico con el gobierno de turno y comprenderá en profundidad los cambios propuestos. Sin embargo, estos políticos, imprescindibles en el plano de las orientaciones generales, carecen de competencia administrativa y consideran que esta competencia es innata. Es suponer que los “sabios” que deberían administrar la ciudad según la utopía platónica, fueran sabios por intuición. Platón, hasta en su utopía creía que estos sabios debían formarse en un largo proceso educacional.

Desde esta perspectiva, el agente del cambio administrativo debe ser un administrador. Esto no excluye que el agente de cambio sea un equipo multidisciplinario, pero incluye necesariamente al administrador. El agente de cambios en la Administración pública debe ser su especialista, el Administrador Público.

Para cumplir esta función se requieren dos condiciones:

-compromiso de servicio público
-sólida formación teórica y técnica

La primera condición es de carácter fundamental y se refiere a que quienes asuman esta profesión deben entender que es una profesión para servir a los demás, especialmente a los más postergados. No es la profesión que administra el poder para los poderosos, sino que pretende que el poder deje de ser poder y se transforme en servicio. De las dos facetas del Estado, esta profesión existe para el servicio público (y no para la función de dominación). Pretende la realización concreta del bien común.

Sólo aquellos que entiendan esto son los que pueden ser Administradores Públicos. Aquellos que pretenden encontrar en esta carrera éxito económico, prestigio o poder, deben abandonarla para no sufrir frustraciones.

Tampoco se pretende considerar que esta profesión es un apostolado y que su pobreza es su dignidad. Por supuesto que no. Es una profesión para servir en las condiciones de desarrollo del país, que permite que todos sus profesionales tengan sueldos efectivamente dignos, incluyendo a los Administradores Públicos, aunque otros tengan un plus monetario muy superior.

La conclusión es que la claridad en la vocación de servicio debe ser entendida por todos sus miembros, aquellos que no la entiendan deben optar por buscar sus verdaderos designios.

Miguel Angel decía que él no esculpía nada en el mármol, más bien, confesó, su técnica era quitar el exceso de material y liberar la forma que estaba contenida en el mismo mármol. (Ray, Michael y Alan Rinzler, 1997) .

Su tarea era liberar la forma, no esculpir su concepto abstracto en el mármol.

 Ese es el sentido de la vocación, si no se está hecho de ese mármol, ninguna universidad podrá hacer de él un verdadero servidor público, aunque la universidad sea tan buena como buen escultor era Miguel Angel.

4.1 El concepto de cambio.

El concepto de cambio es un ejercicio difícil, formalmente cambio es definido como el efecto de cambiar y cambiar es modificar o alterar algo.

Desde el punto de vista filosófico el cambio es el principio universal según Heráclito de Éfeso. Para Anaxágoras el cambio sólo ocurre en el ser, ya que el no ser no es cambio, sino negación y como tal no existe, la otra versión es la de Párménides que niega el cambio porque sería la negación del ser y el no ser no existe, porque lo que existe es el ser. Todo está y es cambio según Heráclito, Hegel y Marx. La visión dialéctica es una visión de un cambio en todo, la materia y el espíritu (conciencia) como resultado de las contradicciones y su resolución.

En términos más sencillos y en la situación actual el cambio es la esencia del mundo. En el ámbito de la Administración todos los grandes administrativistas norteamericanos sostienen que vivimos en una etapa de cambios vertiginosos (Peters; Osborne y Gaebler ; Hammer y Champy). Para permanecer en un mismo lugar hay que correr a toda velocidad, porque todo está corriendo a gran velocidad, como le ocurría a Alicia en el país de las maravillas. Para Camilo José Cela, de todas las cosas que cambian, la que más rápidamente lo hace es el onocimiento.

Pero si se cree que el presente es cambio vertiginoso, el futuro es pronosticado como un cambio mucho más vertiginoso aún. (Gates, 1996; Sakaiya, 1995; Fundación Drucker, 1998, 1999; Gibson, 1998).

Este cambio, lo único que asegura es que el futuro será muy diferente del futuro con una explosión tecnológica y que la microbiología abrirá grandes puertas a la humanidad. El Siglo XXI será el siglo de la microbiología y el siglo de la mujer, según los estudiosos.

Para efectos del tema de la ética lo que interesa es pasar de una situación de corrupción generalizada a una situación donde lo característico sea la probidad y la corrupción no exista o esté reducida a casos excepcionales.

Este es el cambio que interesa desde la perspectiva de esta cátedra.

Ya se han estudiado las estrategias para producir el cambio, ahora se verá el aspecto del sujeto o agente del cambio. Este agente puede ser social, un partido político, un movimiento social, las universidades, los colegios profesionales, las organizaciones de trabajadores del sector público, algunas ONGs, o las autoridades políticas del país.

Es posible pensar que si hay un agente social, éste será un movimiento integrado por varios de los mencionados.

Sin embargo, aquí no se está tratando de repensar el futuro, sino que promover la vigencia de la probidad y combatir la corrupción, para lo cual es imprescindible señalar con más precisión y para ello es necesario mencionar el agente social individual. De acuerdo a este enfoque, este desafío debe ser asumido por el Administrador Público.

Esto es así porque:

-El Administrador Público tiene una sólida formación ética (por ello se está tratando de incorporar las cátedras de ética en las carreras de Administración Pública).

-El Administrador Público es el agente del cambio de la Administración Pública. Si es el agente del cambio, es inconcebible un cambio sin un componente ético fundamental.

-El Administrador Público domina el instrumental para producir el cambio en la administración pública (Racionalización, Organización y Métodos, Análisis de Sistemas, Técnicas de Planificación Estratégica y control de gestión, Técnicas de Personal, etc.). Este instrumental está desarrollado dentro de un marco que es esencialmente ético, relativo a los fines del servicio público.

Pero no basta hacer una declaración de los desafíos existentes y de la necesidad que el Administrador Público los enfrente. No basta con creer que está dotado del instrumental para actuar. Lo que interesa es que efectivamente exista ese instrumental y sea proporcionado por la carrera de Administración Pública.

En esta carrera ha existido un permanente debate de si es una carrera de generalista o una de especialista. Este debate parece superado, ya que lo que se requiere es un especialista con una sólida base general. Esta es la tendencia mundial en Administración. Actualmente, en Estados Unidos se valoriza altamente la formación en filosofía, ética y ciencias sociales de los nuevos administradores ( Michael, Ray y Alan Linzler, 1997), aunque paralela y contradictoriamente, en el Reino Unido, durante el mandato de Margaret Thatcher se reemplazó a los administradores públicos egresados de Oxford y Cambridge por empresarios con experiencia exitosa en el mundo de los negocios (gerentes públicos).

Ese instrumental debe tener dos vertientes. Una de carácter general y otra de carácter instrumental o especial. La controversia mencionada debe ser resuelta en una síntesis que por necesidad fáctica vincule ambas concepciones, porque cada una separadamente conduce a formar profesionales hipertrofiados en lo teórico o en lo práctico. La hipertrofia unilateral debe resolverse en la armonía de la generalidad y la especialidad, porque ambas son imprescindibles.

El arado del tractor.
Para arar la tierra se requiere de un tractor que arrastre un arado, compuesto de un sólido eje y de fuertes dientes o puntas que sean capaces de penetrar la tierra, removerla y formar los surcos.

Estos dos componentes, el eje y los dientes equivalen a la relación entre la formación general (el eje), las materias auxiliares y las técnicas (los dientes).

En el trabajo del Administrador Público se requiere una sólida base general, que le permita entender la realidad e incorporarse en los procesos globales que ocurren en el mundo. Quien quiera dirigir un servicio o una unidad administrativa, debe tener esos conocimientos generales que le permitan orientar el quehacer dentro de un marco conceptual acorde con los cambios vertiginosos que ocurren. Por eso es necesario saber Filosofía, Ética, Sociología, Ciencia Política, Antropología, Economía, Psicología, Teoría Administrativa, Teoría del Derecho, Historia, etc. Estas son las materias que contribuyen a formar a un generalista CAPAZ DE INTERPRETAR EL MUNDO. Pero sería simplemente un teórico especulativo si labora con esos conocimientos exclusivamente.

Requiere imperiosamente de un instrumental técnico para cumplir su misión, es decir CAMBIAR EL MUNDO. Sin el dominio técnico no se pueden hacer los cambios porque hay que construir y esto requiere esencialmente técnicas específicas. Además requiere de materias auxiliares que le permiten fortalecer ambos ámbitos: Idiomas, Estadística, Computación, etc.

La ciencia general y la técnica específica son los dos instrumentos esenciales para realizar el cambio, primero interpretar la realidad y formular la situación ideal y después transformar ese ideal en realidad, De aquí es que tanto la generalidad como la especialidad son imprescindibles.

Este “arado del tractor” debe estar constituido por el sólido eje que permita a las puntas o dientes penetrar profundamente en la tierra (la realidad) para proceder al cambio y transformar la dura tierra en tierra lista para ser sembrada. Estos dientes sólo pueden cumplir su función si están fuertemente soldados al eje, de otra manera serían dientes sueltos que se quebrarían o se saldrían al intentar penetrar la dura tierra. Pero también, como dientes aislados deben ser fuertes, porque también podrían quebrarse si cada uno de ellos fuera débil.

La conclusión de esta metáfora mecanizada es que se requiere una sólida interpretación de la realidad y del cambio necesario y de fuertes herramientas para llevar a cabo el cambio.

Todo esto bajo una perspectiva holística, porque tanto el eje fuerte como los sólidos dientes son una herramienta única y no instrumental separado.

En esta metáfora se intenta representar la formación del Administrador Público, en la doble dimensión teórico práctica (para interpretar la realidad y para cambiarla). En el proceso de cambio estas dos dimensiones son imprescindibles.

Lo peor que puede ocurrir es considerarlas separadamente, por eso en el gráfico hay una barra donde se incluyen las materias auxiliares de “unión”, ya que la teoría y la técnica deben ser complementarias. Si se separan se logrará un profesional deformado en uno o en otro sentido, un técnico sin perspectivas ni fundamentos o un teórico incapaz de provocar cambios.

¿Cómo lograr esa “unión”?

El camino pragmático para lograrlo es que los profesores de los ramos teóricos colaboren con los profesores de las cátedras técnicas, proporcionándoles ejemplos para desarrollar en los ejercicios.

Así por ejemplo, si en introducción a las matemáticas se está tratando Conjuntos, el profesor de Teoría Organizacional debe proveerlos de casos que se refieran a los grupos misionarios, dimisionarios y mercenarios que según Thevenet surgen en la organización (Thevenet, 1992). Si se está tratando Números Indices, el profesor de Ética debe proporcionar información sobre los Indices de Percepción de la Corrupción y ejercicios sobre cambio de escala de notas, transformación en números índices de base 100, etc. En Estadística hay que trabajar con información proveniente del Comité de Modernización de la Gestión Pública y de casos que requieren presentar información estadística y cálculos a partir de ella. Lo mismo en relación al uso de gráficos.

Los ramos teóricos deben encuadrarse en las necesidades de la profesión de Administrador Público. No puede enseñarse Derecho Constitucional igual como se enseña en la Escuela de Leyes, debe considerarse como apoyo para hacer cambios en la Administración Pública. Ética no puede remitirse exclusivamente a la historia de los grandes filósofos que aportaron a esta materia, su núcleo central debe ser el problema de la corrupción y cómo combatirlo.

Esta formación es la que asegurará que los Administradores Públicos sean los especialistas de la Administración Pública y no meramente funcionarios que trabajen en los servicios públicos.

4.2 Los profesionales y la Administración Pública

La Administración Pública chilena está sufriendo una rápida profesionalización, pero ella consiste en contratar profesionales de todas las áreas del conocimiento para que se incorporen a esta institución. Eso corresponde a una necesidad del trabajo multidisciplinario. Pero se ha exagerado, a tal extremo que todos los funcionarios ingresan según sus preparaciones y los contactos que tienen en los círculos de poder.

No existen escuelas como antaño, que formaban a nivel universitario a los funcionarios de Aduanas, hoy ingresa cualquiera a ese servicio sin tener ni la más leve formación en la especialidad. La única excepción es la Academia Diplomática que forma a profesionales especializados para el Servicio Exterior.

La paradoja es que los Administradores Públicos, en su especialidad son considerados a igual o peor nivel que profesionales que no tienen la formación requerida para la función pública (abogados, sociólogos, ingenieros civiles industriales o comerciales, etc.), los que se incorporan con formaciones específicas para el comercio, la industria o la justicia y carecen de nociones elementales de Administración Pública.

Esto quiere decir que si el cargo es para un asesor jurídico, obviamente debe ser un abogado o si el cargo es para un especialista en desarrollo de organizaciones sociales no se requiera a un sociólogo. Lo grave es que para los cargos netamente de la función pública se opta por cualquiera de ellos.

En cambio, la Policía de Investigaciones, Carabineros y las Fuerzas Armadas tienen sus propias escuelas donde se forman sus cuadros en todos los niveles (oficiales y suboficiales).

Este modelo, típico de las Fuerzas Armadas debe ser el de todo el sector público y carreras universitarias definidas deben formar el personal para la carrera de la Administración Pública, sin perjuicio de que si se necesitan médicos, psicólogos, abogados o sociólogos, se recurrirá a las profesiones respectivas (como lo hacen las Fuerzas Armadas).

4.3. Derechos adquiridos y derechos conquistados.

Sin embargo, es necesario dejar en claro que no se pretende construir sistemas de privilegio, al contrario, se trata de construir sistemas de mérito, que ahora son meramente programáticos.

No se pretende creer que hay derechos adquiridos; los derechos hay que conquistarlos en la práctica, demostrando la calidad en los cambios necesarios que se realicen. El fracaso de los Administradores Públicos como profesionales, hasta ahora se debe a que inmediatamente que ingresan a la Administración asumen una posición de disfrute del poder y se cobijan en cómodos nichos, sin ser agentes de cambio (con las consabidas excepciones).

4.4 Grupo y equipo de trabajo

El trabajo de incorporar a la Administración pública valores éticos no es tarea exclusiva de los Administradores Públicos, pero es de su exclusiva responsabilidad, porque son los únicos que tienen formación especializada en la materia. Obsérvese bien que lo que se sostiene es que no es su tarea exclusiva, pero sí su responsabilidad exclusiva. Es decir el desafío es mucho mayor que para cualquiera otra profesión.

Este cambio valórico debe ser con el apoyo de todos los funcionarios y especialmente de los funcionarios profesionales. Los abogados tienen un rol esencial, así como los sociólogos y los psicólogos. Lo ideal es que sea un trabajo de equipo en el cual no sólo participen los funcionarios profesionales sino que todos los estamentos y especialmente los dirigentes sindicales y los líderes informales. La Administración moderna no puede olvidar en este proceso a quienes son el objeto de su quehacer: los usuarios. El control social es la participación de los usuarios en estos procesos.

4.5 El apoyo institucional

Esta transformación debe encarase estableciendo alianzas estratégicas con instituciones vinculadas a la Administración Pública, en primer lugar, la comunidad y los usuarios que son aliados esenciales. En segundo lugar, con instituciones ajenas a la Administración Pública pero que tienen un gran potencial: organizaciones no gubernamentales interesadas en el tema, colegios profesionales; universidades; asociaciones profesionales y de funcionarios; asociaciones de consumidores y usuarios; etc.

Cuando se lanza un proceso de cambios, rápidamente se puede observar que hay muchos aliados potenciales, porque la comunidad está preocupada por la corrupción e interesada en los cambios. Esto puede incluir hasta organizaciones internacionales como Transparency International.

También es posible contar con el apoyo de la prensa, de publicaciones técnicas, de iglesias y partidos políticos. ¿Por qué no constituir Consejos locales de Vigilancia en Etica Pública? En algunos países existen y han sido exitosos.

La corrupción tiene muchos enemigos declarados y también muchos perversos que la apoyan descarada, silenciosa o hipócritamente. Para derrotarla hay que hacer alianzas estratégicas porque la corrupción es muy poderosa y tiene también importantes aliados: el narcotráfico, partidos políticos corruptos, mafias, etc.

4.6 El código de ética profesional

Los Administradores Públicos (AP), así como otras profesiones tiene su propio Código de Ética. (Colegio de Administradores Públicos, 1996)

A pesar de que la Constitución de 1980 consagra la autonomía de las instituciones intermedias en el artículo primero, esto es meramente programático (excepto para los poderes facticos que tienen poder económico o tradicional).

Los Colegios Profesionales tenían autonomía Ética, pero la dictadura militar la suprimió y hasta ahora no se ha recuperado. Por lo tanto, el Código de Ética tiene como respaldo objetivo el que los profesionales respectivos le otorgan.

Esta reminiscencia dictatorial rompe una tradición milenaria, desde que Hipócrates, médico de Kos, redactara el primer código de ética, el de los médicos.

Las fuentes y límites.

El Código de Ética de los Administradores Públicos, sin embargo, se encuadra en un ordenamiento universal, partiendo del respeto y la aplicación de la doctrina de los derechos humanos.

Los principios establecidos en el Código de Ética están subordinados al ordenamiento jurídico general, según el siguiente orden:

-Declaración Universal de los Derechos Humanos
-Pactos y convenciones complementarias
-Constitución
-Leyes
-Reglamentos
Las atribuciones del Colegio

La institución que formula este Código, lo aprueba y lo modifica es el Colegio de Administradores Públicos, de la misma manera que lo hacen los colegios de las otras profesiones, asumiendo la representatividad de la profesión en la sociedad.

Dado que es una norma importante, para modificarlo es necesario que lo apruebe un plebiscito de los colegiados.

El organismo encargado de vigilar, promover y aplicar los principios y normas de este Código, es el Comité Nacional de Ética Pública, integrado por cinco titulares y cinco suplentes, todos ellos elegidos por el Consejo Nacional del Colegio. El cargo dura 2 años y pueden ser reelegidos.

En los casos de denuncias de transgresiones a la ética profesional, el Comité actuará como tribunal, aplicando el Código a los casos denunciados o inciados por oficio (sin denuncia). El proceso pertinente se rige por un reglamento de disciplina y termina en un fallo que puede ser de culpabilidad o absolutorio. En el primer caso establece medidas disciplinarias, las que pueden ser:

-amonestación verbal
-censura por escrito
-suspensión temporal de 3 a 6 meses
-expulsión del Colegio (se puede re ordenar después de 5 años)
Esta sentencia es definitiva y no puede ser apelada.

La misión del Administrador Público.

El Código de Ética establece que la misión del AP es la del profesional encargado y responsable de que el sector público sea:

-eficiente, eficaz y equitativo.
-participativo.
-moderno.

Personalmente debe:

-actualizar permanentemente sus conocimientos.
-brindar sus mejores servicios a su institución, a la sociedad, a los usuarios a su profesión y a sí mismo.
-constituir equipos multidisciplinarios para promover el cambio.

Su fin último es:

Satisfacer las necesidades colectivas de los usuarios.

Finalmente, debe guardar el secreto profesional en cualquier condición.

Las relaciones principales del Administrador Público

Los Títulos V, VI, VII, VIII y IX se refieren a la forma como debe relacionarse el AP con el Estado, el Colegio Profesional, los colegas, las instituciones ajenas al Estado y con el medio ambiente.

Las relaciones con el Estado.

El AP es el agente humanizador del Estado, promoviendo la dignificación de las personas que se relacionan con éste. Esta preocupación debe ser en relación a los trabajadores del Estado especialmente.

El AP debe ser un vigilante del patrimonio del Estado para que éste sea rigurosamente respetado e impedir que pase a ser personal o ajeno al Estado. Es el agente de la Probidad Pública.

Las relaciones con el Colegio y con los colegas.

EL AP debe ser miembro respetuoso y constructivo de su Colegio, acatar sus estatutos y reglamentos.

Jamás debe pretender asumir funciones o cargos en el Colegio para los cuales no haya sido elegido democráticamente.

Todos los miembros del Colegio están sujetos a sus normas, sin excepción y en caso de que uno de sus dirigentes faltare a ellos será sometido a los mismos procedimientos que el resto.

La relación entre los colegas se funda en el mutuo respeto, la lealtad y la ética profesional, según lo establece el Título VI y los convenios establecidos entre ellos deben ser cumplidos fielmente.

El prestigio de la profesión es tarea de todos y hay que promoverla.

Un AP no puede intervenir en un asunto a cargo de otro colega, sin avisarle previamente.

Los conflictos entre colegas deben dirimirse en las instancias del Colegio.

Las relaciones con los usuarios.

El AP es el servidor del usuario y su obligación es proveer de un servio humanizado, justo, eficiente y eficaz.

El respeto al usuario debe expresarse en el trato y la información completa para que éste pueda elegir racionalmente.

El AP debe ser promotor y vigilante de los más altos estándares de calidad en los servicios al usuario.

El usuario es lo primero para el Administración Pública.

Las relaciones con otras instituciones.

El comportamiento del AP está regido por este Código, en sus principios y esencia que se entiendan de general aplicación, en cualquier actividad laboral que realice en instituciones distintas al Estado y sus dependencias.

Protección y desarrollo del medio ambiente.

El Título IX del Código establece que el AP: “debe guiar su actuar por el respeto del medio ambiente”. Este principio significa que la profesión del AP se compromete a que su actuación esté subordinada a este principio, porque debe ser un principio del Estado, como lo señalan la Constitución y las leyes. Pero no basta con estar subordinado a este principio, lo que interesa es que “actúe” para proteger el medio ambiente y que para ello “promueva acciones que en el conjunto de la sociedad tiendan a ese fin”. Es decir debe conmover y movilizar a la sociedad en esta dirección. No basta con que él sea defensor del medio ambiente. Lo que interesa es que la sociedad en su conjunto lo sea.

Pero tampoco, esto basta, la exigencia es mayor: “Dentro de su ámbito” debe contribuir a mejorar la calidad de vida de la población. Como parte del Estado, en el servicio público en el cual trabaje, cada acción debe ser considerada previamente según las normas y principios ambientales y promover que sea así en su servicio.

Cuando le corresponda seleccionar medios, elementos y procesos debe elegir aquellos que no sean contaminantes o que deterioren el medio ambiente. Y aunque no le corresponda la decisión final, debe presentar argumentos y razones para que la selección sea ésta.

El Artículo 37 establece que el AP “debe evitar por todos los medios que se cometa depredación de los recursos naturales en nombre de una mayor eficiencia o eficacia”. Esto define al AP como un profesional de vanguardia, con conciencia social y rechaza cualquier imagen tecnocrática de la profesión. Al establecerse el imperativo de que “debe evitar por todos los medios” la depredación, quiere decir, que no basta con oponerse y aceptar la decisión de la autoridad. Significa que hay que usar el conducto regular y pedir una aclaración o enmienda de la autoridad superior. No basta ser declarativo, hay que ser efectivo.

Medio ambiente y burocracia.

La burocracia es, generalmente muy insensible al deterioro del medio ambiente. El AP debe ser la conciencia ambiental en el trabajo de la burocracia.

La dictación de la Ley del Medio Ambiente es el primer instrumento que contribuirá a definir una política ambiental en nuestro país. Esta política deberá necesariamente reconocer el rol del Estado como encargado de velar por la conservación y desarrollo del medio ambiente. Así como es necesaria la comprensión de la población y de sus componentes respecto de una política ambiental, también es necesaria la comprensión de la burocracia respecto del rol que le corresponde al Estado.

La expresión humana del Estado es la burocracia, el cuerpo organizado de sus funcionarios. Esta burocracia en su actividad administrativa tiene una escasa conciencia ambientalista. Sin embargo, muchos de sus integrantes, en sus otros roles sociales se definen como personas sensibles a la protección del medio ambiente.

La protección del medio ambiente, necesariamente debe ser global, pero también debe traducirse en medidas locales. No basta con que el Estado preconice, liderice, impulse y fiscalice la protección del medio ambiente. También se requiere que la burocracia tenga comportamientos ambientalistas porque, en última instancia es una forma de comportamiento estatal que debe ser ejemplificador.

La burocracia, desde este punto de vista, puede ser considerada como la gran devoradora y destructora de los bosques. En efecto, cuando se piensa en burocracia se asocia de inmediato con papeleo, copias y más copias, archivos inmensos y duplicados. Todo esto significa consumo de papel y destrucción de bosques para producirlo.

El funcionamiento administrativo requiere que todo se escriba y que quede constancia de ello. Sin embargo, ha llegado la hora de empezar a pensar en una administración sin papeles o, al menos, con menos papeles.

La computación y su incorporación masiva en la Administración Pública permite empezar a usar archivos electrónicos. En un disquete de 3,5 pulgadas se puede almacenar el equivalente a un archivador de palanca con unas 500 hojas. En el disco duro del computador se pueden almacenar un equivalente de decenas de miles de hojas ¡Un archivo completo! posteriormente la capacidad de los discos durod se ha multiplicado y su precio ha disminuido.

Pero lo paradojal es que se está desarrollando la costumbre de tener los mismos archivos de papel de antes, más los electrónicos. Además, con las facilidades del computador para imprimir, se sacan hartas copias… porque más vale que sobren a que falten. Con la incorporación de la fotocopiadora, todo los papeles se fotocopian una y otra vez. Paradojalmente, en Chile parece que la incorporación de la electrónica a los procesos administrativos ha permitido potenciar la acumulación de papeles, en vez de reducirlos. Es una modernización acumulativa, que suma los métodos nuevos a los antiguos, sin reemplazar unos por otros. En Estados Unidos el consumo de papel de oficina se duplicó en los años 80, de manera que el fenómeno no es exclusivo de Chile.

Por otra parte, muchos funcionarios, especialmente en los niveles más altos, consideran como parte de sus privilegios que en el Servicio se saquen fotocopias de los documentos que les interesan y que pasen a ser de su propiedad.

Algunas costumbres que exaltan al máximo el consumo de papel es hacer circulares que se envían a todos o a muchos funcionarios, hacer copias innumerables de documentos extensos para enviar a todos los posibles interesados, especialmente información contable y estadística. Las cartas se envían en sobres nuevos.

En América Latina el consumo anual de papel y cartón por habitante alcanza a los 26 kilos (Durning, 1993). En Chile, La Dirección de Aprovisionamiento del Estado gastó unos $ 3.300 millones de pesos en el año 1993 en compra de papel para el aparato estatal. ¿Podemos reducir estos índices?

Reducir, re-usar, reciclar.

No es necesario hacer grandes estudios ni contratar consultores externos para avanzar en esta perspectiva. Basta tomar algunas medidas que parecen obvias bajo la perspectiva de que es necesario reducir, re-usar y reciclar:

-hacer las fotocopias por los dos lados (la costumbre de imprimirlas sólo por el anverso, demanda el doble número de hojas de papel).

-timbrar con el nombre del servicio todos los documentos extensos que se fotocopian (para terminar con la costumbre de hacer fotocopias que pasan a ser propiedad personal). Una fotocopia de la portada del documento debe enviarse al Centro de Documentación o archivo central con la solicitud del trabajo ordenado, para que se incorporen esta información a la base de datos bibliográfica del patrimonio del Servicio y se registre que está transitoriamente en poder de un funcionario, para recuperarlo posteriormente.

-estimular la creación y mantención de archivos electrónicos. Es mucho más rápido y barato enviar los documentos por E-mail que en papel.

-generalizar el uso del correo electrónico y de los programas de comunicaciones, work group y otros (para comunicarse a través de mensajes en la pantalla antes que a través de papeles).

-Hacer las circulares en pocos ejemplares, con la lista incluida de los destinatarios, los que deben firmarla sucesivamente.

-Utilizar internamente sobres de papel fuerte con cierres temporales para transportar los documentos dentro del Servicio.

Estos sobres están diseñados con lineado para colocar el nombre del destinatario o pueden tener el nombre de la sección o unidad de destino (hasta se puede usar para firmar allí mismo la recepción). Estos sobres se pueden usar 50 ó 100 veces.

-Re-usar los sobres para despachar la correspondencia externa, colocando la etiqueta del nuevo destinatario en un sobre antiguo y ya usado por otro remitente (esto se aplica en Europa desde hace más de 20 años). En Chile es un escándalo enviar un sobre usado.

-Establecer la costumbre de que los largos informe contables, de auditoría o técnicos de carácter interno deben hacerse en el número de copias exacto de las personas que efectivamente los van a leer y utilizar. Es recomendable, incluso hacer menos y enviar un ejemplar al Centro de Documentación o Archivo Central, donde estará disponible para aquellas otras personas que deban consultarlo ocasionalmente. E insistiendo: ¡Deben fotocopiarse por ambos lados!

-La centralización y control del fotocopiado es una tarea imprescindible ya que actualmente, el robo hormiga de fotocopias en el sector público es sideral.

-Reducir el tamaño de las revistas que publica el servicio (si existen), pues algunos servicios públicos publican revistas de doble tamaño que las habituales. Hay instituciones que confunden el hacer con el decir y el marketing exige más recursos que la acción realizada. Ejemplo claro de esto es el Comité Interministerial de Modernización de la Gestión Pública, que divulga sus realizaciones en libros y folletos en papel couché de alto gramaje e impreso a todo color. Estas ediciones lujosas podrían ser reemplazadas por ediciones modestas en papel voluminoso (de imprenta) a la décima parte del costo actual, pero una visión torcida de lo que es marketing público impulsa a los mandarines a divulgar sus realizaciones de la manera más brillante posible.

-Utilizar papel reciclado, que aunque es más caro y difícil de imprimir, su empleo se justifica en un sentido social, especialmente si se ha reducido el consumo global de papel.

Estas medidas pueden multiplicarse si hay sistemas de participación o comités de calidad total y pueden aplicarse en otros ámbitos, además de los mencionados aquí.

No sólo papeles.

Estas preocupaciones ecologistas no pueden reducirse a tratar de que el sector público no continúe destruyendo bosques, también hay que tratar de impedir que siga destruyendo la capa de ozono.

Los sistemas de aire acondicionado son causantes muy importantes en esta destrucción. Sin embargo, en Chile las oficinas públicas abundan en costosos sistemas de aire acondicionado. Basta mirar los edificios del complejo Plaza de la Constitución-Plaza Bulnes, allí los edificios públicos compiten en el número de estos equipos que asoman por sus ventanas. Parece que las baterías de aire acondicionado del Ministerio de Defensa superan a los demás.

Las empresas del Estado y otros servicios públicos que funcionan en edificios “inteligentes” tienen estos sistemas de aire acondicionado para toda la construcción. De esta manera no se exhiben como aquellos de oficinas individuales y es más difícil identificarlos desde la calle, pero el daño que provocan debe ser mucho mayor.

Parece que los altos “ejecutivos” de la burocracia pública presionan para estar en oficinas con estos sistemas de aire acondicionado, como si Santiago estuviera en el Ecuador o en el Polo. En el fondo parece ser un símbolo de status.

La supresión de los equipos de aire acondicionado sería un símbolo opuesto efectivo, sería una esperanza de que los criterios ambientalistas empiezan a penetrar en el sector público, pero en el caso del aire acondicionado, se afecta a esta estructura, la más poderosa de la burocracia: los jefes.

Sólo la combinación de una presión de los funcionarios que no integran la jerarquía, quizás a través de sus organizaciones y la orientación surgida de las entidades que dirijan la política ambientalista, como CONAMA, puedan influir en terminar con estos sistemas de destrucción de la capa de ozono, y es lo menos que puede hacer la autoridad ecológica del país que está más afectado por este fenómeno.

Los vigilantes ecológicos

En la provincia de Ontario, en Canadá, el Ministerio del Medio Ambiente y el Ministerio de los Servicios Gubernamentales, han lanzado una campaña conjunta para que el local del servicio público sea un “Green Workplace” y ha estimulado el surgimiento de los vigilantes ecológicos, funcionarios públicos voluntarios que se preocupen, no sólo de reducir, re-usar y reciclar el papel, sino que propicien el uso de la loza y el vidrio en vez del plástico en las cocinas y casinos de los servicios; estos funcionarios vigilan que sólo se fotocopie por los dos lados; que se usen lápices con minas reemplazables o recargables, para eliminar los lápices de madera o de plástico desechables; propician volver a usar como borradores los papeles ya usados por un lado; rechazan adquisiciones con envoltorios plásticos; recomiendan guardar y re utilizar los sobres de la correspondencia llegada; establecen sistemas de recolección y clasificación de la basura, especialmente de los papeles; desarrollan la comunicación y archivo electrónicos; re-usan las carpetas viejas; recomiendan usar marcadores no tóxicos, etc.

También estimulan que los funcionarios que viven en una misma vecindad se organicen, para ir al trabajo y volver a sus hogares en el automóvil de uno de ellos, evitando que cada uno viaje en su propio auto.

El Estado es el encargado de fiscalizar a toda la sociedad para que se apliquen efectivamente las normas contenidas en la ley de medio ambiente. Pero para poder exigir un comportamiento ecológico, debe tener un rostro ecológico y éstas y otras medidas podrían cambiar el rostro del Estado y cada funcionario público podría ver que la protección del medio ambiente no es una cosa ajena a su trabajo diario, sino que también es su trabajo diario.

Referencias  bibliográficas.

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Durning, Alan Thein, (1993), Saving the forest. What will it take?, en WORLD WATCH PAPER Nº117, Washington, December, 1993.

Fundación Drucker, (1998), La organización del futuro, Buenos Aires, Granica,1998.

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