The Efticiency Unit, Efficiency scrutinies. how to do a scrutiny
The Efticiency Unit, Efficiency scrutinies. how to do a scrutiny. A guide for Scrutineers
The Efficiency Unit, Efficiency scrutinies. how to do a scrutiny. A guide for Scrutineers and their teams, London, The Efficiency Unit, 1993. 5 Págs.
El escrutinio de eficiencia.
Una metodología utilizada en el Reino Unido por la llamada “Unidad de Eficiencia” del Servicio Civil británico, se ha empezado a emplear en nuestro país. Los tres principios principales son:
Más valor por el dinero: lograr más producto con el mismo insumo o el mismo producto con insumos menores o con aumento de la eficacia.
Calidad del servicio: sigue siendo importante aumentar la eficiencia y la eficacia, pero hay que concentrarse en mejorar la calidad del servicio, antes que en lograr ahorros.
Gerencia y organización: examinar los asuntos organizacionales importantes con los diversos niveles institucionales, para tener un panorama que mejore la eficacia gerencial.
El supuesto es que el Escrutinio se realiza con todo el respaldo institucional externo e interno y que el trabajo se hace a presión, con calendarios y programas muy rigurosos. No se intenta hacer informes de consenso, aunque hay que consultar y tratar de ganarse el apoyo de todos los niveles. Se designa un “Gerente de Acción”, quien desde el primer momento asume el compromiso y una vez terminado el informe está a cargo de su ejecución. El contacto con este gerente y su personal tiene que ser pemanente.
Hay un Asesor de Eficiencia que depende del Primer Ministro, el que tiene la obligación de informar permanentemente a esta autoridad del proceso de escrutinio que se realiza.
El Escrutinio se realiza en las siguientes etapas:
1. Estableciendo el Escrutinio. El Ministro apruebe el tema del Escrutinio en consulta con el Asesor de Eficiencia. El Secretario Permanente designa al gerente de Acción y elige al Jefe de Escrutinio y su equipo y establece las especificaciones. Se designa un secretario de enlace.
2. Haciendo la investigación. El equipo de Escrutinio con el apoyo de la Unidad de Eficiencia, prepara el Plan de Estudio (después de 15 días de trabajo), discusión del plan con el Gerente de Acción y revisión del Plan de Estudio por el equipo de Escrutinio.
Consultas y recolección de información con el Sindicato de Trabajadores correspondiente y con autoridades.
Informe (después de 90 días de trabajo). Borrador del Informe, consultas con personas claves, envío a autoridades. Estudio y comentarios del Asesor de Eficiencia. Discusión con el Secretario Permanente. El Ministro se pronuncia sobre las recomendaciones.
3.Plan de acción El Gerente de Acción prepara el plan de acción y consulta con el sindicato y otras instituciones interesadas. El Ministro y el Secretario Permanente aprueban el plan y deciden cómo y cuando se publica el plan. Comentarios del Asesor de Eficiencia.
4. Implementación El gerente de Acción se asegura de que las recomendaciones sean implementadas. El Secretario Permanente tiene la total responsabilidad de la implementación. El secretario de enlace actúa como secretario permanente.
5. Informe de Implementación. El gerente de Acción prepara el informe de implementación a los dos años. El Secretario Permanente verifica que el Informe es correcto y que la implementación se ha logrado. El Asesor de Eficiencia informa al Ministro de los resultados logrados. El Ministro analiza los informes del Secretario Permanente y del Asesor de Eficiencia.
(Traducción y resumen de Patricio Orellana Vargas)