Weber, Ross, Una guía para la administración del tiempo
Ross A. Weber, Una guía para la administración del tiempo
Ross A. Weber, Una guía para la administración del tiempo, Colombia, Editorial Norma S. A., 1991, 195 págs.
El tiempo y usted.
Esta pequeña Guía tiene un gran valor en los tiempos actuales, ya que abundan los especialistas en administración del tiempo que realizan exitosos cursos en las empresas y servicios públicos, cobrando precios prohibitivos. Esta Guía puede permitir evitar esos costos y entender lo que es la administraciíon del elemento más escaso que existe en la realidad humana: el tiempo. Todo este análisis es desde la perspectiva cultural norteamericana, de allí proceden quiuenes parecen ser los descubridores del valor del tiempo, desde la época en que Benjamín Franklin dijo: “Time is money” y que en español se ha entendido como:”el tiempo es oro”.
Esta Guía pretende resolver simultáneamente el problema del uso del tiempo en la administración, así como en la vida corriente de las personas. Este doble enfoque es lo que hace atractivo el tratamiento del tema ya que en los cursos que se dictan en las empresas y servicios sobre esta materia se logra el doble interés de los participantes: como administradores y como personas.
Sin embargo, el centro de preocupación es la administración , como lo indica su subtítulo: “Para gerentes que dicen : No tengo suficiente tiempo”.
El capítulo primero trata el tema: ¿Qué significa el tiempo para usted?. La respuesta, obviamente, tiene precisiones culturales (sociales globales e institucionales) y personales que es necesario establecer como diagnóstico preliminar del tema o de éste en una cultura organizacional o en un clima organizacional determinado. Preguntas sobre este tema ayudan a hacer la identificación: ¿Adelanta el reloj?, ¿Es puntual?, ¿Por qué se desperdicia el tiempo?, ¿Cuánto tiempo ha transcurrido entre dos instantes establecidos?, ¿Cuándo ocurrieron determinados hechos históricos importantes acaecidos durante nuestra vida?. Estas respuestas permiten apreciar la “imagen del tiempo” y su valor en la cultura occidental y en el caso analizado.
La obra se divide en dos partes, la primera dedicada al manejo del tiempo a más corto plazo y la segunda, centrada en la administración del tiempo a largo plazo.
El tiempo en el corto plazo.
En la primera parte se comienza con el análisis del uso del tiempo diario, determinando el porcentaje de tiempo que dedica a cada tipo de actividad el equipo administrativo de un senador norteamericano (teléfono, entrevistas, correo, escritura).
La tiranía del tiempo en el presente se ilustra con las siguientes conclusiones:
-poquísimo tiempo para pensar.
-perspectivas sólo de corto plazo (planeación inadecuada, falta de fe en el futuro).
-el miedo a la ambigüedad(extensión excesiva a los detalles, miedo a perder el control).
Frente a estos problamas la solución inmediata y efectiva es la de confeccionar listas de actividades en el tiempo. El consejo de Ivy Lee a un magnate del acero estadounidense fue:
-Escriba todas las noches las seis tareas más importantes en orden prioritario. -Todas las mañanas comience con la tarea número uno y termínela, siga con la número dos y así sucesivamente.
-Al final del día… Rompa la lista y comience de nuevo.
El magnate utilizó el plan y le pagó a Ivy Lee el equivalente actual de US$ 100.000 por tan buen consejo. (Aunque técnicamente el consejo partía del irreal supuesto de que el ejecutivo controlaba el tiempo).
Con este ejemplo, se intenta demostrar la importancia del tiempo, a la vez de que la solución de su escasez es fácil de alcanzar y provoca grandes beneficios.
Por su parte Edwin Bliss ha propuesto una solución similar a la de Lee:
-Cada noche elabore una lista de las diez cosas más deseables por hacer (aunque algunas no logrará hacerlas).
-Dedíquele parte de la mañana a dos de las actividades prioritarias de la lista. Trate de terminarlas. Si le sobra tiempo, siga con las otras.
Esta regla se llama 80-20 (Ley de Pareto), porque hay que dedicar el 80% del tiempo al 20% de los problemas, que son los más complicados.
Joseph Trickett propone un método analítico que consiste en registrar las actividades que se realizan en un cargo, después se clasifican según su importancia o urgencia, en seguida se vuelven a clasificar según la posibilidad de delegación a determinada persona y las que no son delegables. Finalmente se hace un cuadro de relaciones (personas a las que hay que ver todos los días, frecuentemente, regularmente y con poca frecuencia). Los datos de este último cuadro se llevan al primero y con toda esta información procesada se puede hacer una agenda que contemple todos los factores.
Peter Drucker, el gran “gurú” de la administración norteamericana es también el gran “gurú” de la administración del tiempo y trató este tipo de problemas en su oportunidad, aconseja que se hagan las siguientes preguntas:
*¿Qué asunto no necesita hacerse?
*¿Qué asunto puede ser ejecutado por otra persona?
*¿Qué hago yo que desperdicia el tiempo de los demás?
Para Drucker, el gerente competente es aquel que es “capaz de trascender el flujo de los acontecimientos actuales, proyectarse sobre el presente y visualizar el pasado y el futuro”.
La delegación es parte vital de la administración del tiempo y los consejos son: delegue lo rutinario, delegue las actividades en las cuales se encuentra en desventaja y realice aquellas en que la ventaja diferencial es mayor. La ventaja diferencial es la diferencia entre el nivel estimado de desempeño propio y el de la persona que puede delegar. Así por ejemplo, el nivel de desempeño del gerente X puede ser 100 y el de A (quien lo podría reemplazar) es de 90 (en la actividad1), la ventaja diferencial es de 10 en este caso, con respecto de B puede ser de 40 (en la actividad2) si el gerente tiene un nivel de 90 y el Sr. B uno de 50. En otro caso puede ocurrir que el gerente tiene un nivel esperado de rendimiento de 70 mientras que el posible reemplazante Sr. C tiene un rendimiento de 100. En estos caso la ventaja diferencial será un factor a considerar, así como la naturaleza de la actividad. Aunque este método propuesto por Drucker presenta varias dificultades prácticas, es de utilidad para analizar la delegación.
Alec Mackenzie, discipulo de Drucker, ha diseñado otros procedimientos que comienzan con el análisis del temporeal y la distribución ideal de éste.
A la tiranía del tiempo hay que imponerle la tiranía de la razón y controlar el tiempo para crear lo que se denomina “tiempo discrecional” aunque se reconozca que una parte del tiempo está siempre sin control posible.
El grave problema que se presenta con el tiempo discrecional es que se presenta fraccionado e impide la necesaria concentración para resolver problemas complejos. Para unificar el tiempo discrecional hay que lograr el aislamiento, el retiramiento (fuera del trabajo)., la reservación de trozos de tiempos y la protección del tiempo óptimo (tiempo en el cual se alcanza el máximo de creatividad, para algunos la mañana, para otros, la noche o la tarde). Así por ejemplo, un académico debe usar su tiempo óptimo para pensar, leer y escribir, mientras que la corrección de pruebas queda para los tiempos de menor rendimiento (generalmente en las noches).
La delegación, es un instrumento esencial en el uso del tiempo y puede ser de 8 tipos:
1. Estudie el problema, déme los datos. Yo tomare la decisión.
2. Déme las alternativas viables, yo escogeré una.
3. Recomiende un plan de acción para mi aprobación.
4. Comuníqueme que piensa hacer. No lo haga sin mi aprobación. 5. Déjeme saber lo que piensa hacer. Hágalo a menos que reciba orden en contrario.
6. Proceda. Déjeme saber qué hizo y cuénteme como resulta.
7. Proceda. Comuníquese conmigo sólo si su plan no resulta.
8. Proceda, sin consulta adicional alguna.
A modo de ejemplo, Dwigth Eisenhower es presentado como un buen administrador del tiempo, capaz de no tomar una decisión o decir cuando una decisión era incorrecta o cuando se trataba de un asunto secundario. Siempre tuvo tiempo.
Kennedy y Johnson, en cambio, tenían una confianza ilimitada en la Casa Blanca y allí se manejaban todos los asuntos importantes, urgentes e intermedios. Kennedy preferías las forrmas 1 y 2, especialmente después del desastre de Bahía Cochinos. Nixon por su parte tenía un oficina en la que se aislaba totalmente y era irregular en las formas de delegación. Algún cínico le podría atribuir a Nixon lo siguiente: ¡Hágalo como quiera!, pero no me lo cuente a mí. Carter, de gran capacidad intelectual, se dejaba envolver en los detalles excesivos ¡Hasta programaba el uso de las canchas de tenis de la Casa Blanca!. Truman era partidario de la delegación Nº8
La procrastinación.
La procrastinación no es una palabra española, pero es de necesario uso, ya que se refiere a una costumbre muy latina (aunque el autor la califica de universal): dejar para después lo que hay que hacer ahora. Entre las técnicas para superar la procrastinación está las siguientes: fijarse plazos pare empezar, crear impulso o ímpetu; recompensar los avances logrados; incluir a otros en la recompensa (por ejemplo a la familia); anticiparse a los hechos (especialmente impedir que el tiempo manipule a la persona), etc.
El tiempo hay que considerarlo siempre en relación a objetivos, es la única forma de darle un sentido productivo. La planeación es, en última instancia, el uso racional del tiempo y debe expresarse en metas y objetivos con sus correspondientes indicadores para que el tiempo no transcurra en vano.
La administración del tiempo a largo plazo.
El pasado puede ser tan esclavizador como el tiempo presente. La presencia del cambio es parte del tiempo y rechazar el cambio es como rechazar el transcurso del tiempo.
La obra contiene numerosas ilustraciones de casos de rechazo al cambio, el del almirante Sims que propuso cambios en la artillería naval norteamericana y fue reiteradamente rechazado, porque suponía ineficiencia de la marina americana. El caso de Ignaz Semmeweis, médico húngaro que descubrió la importancia de la higiene rigurosa en los hospitales y logró bajar la tasa de mortalidad en una maternidad de 12% a 1%, pero como su proyecto era atentatorio a la dignidad profesional de los médicos, se rechazó. Después de la muerte de Semmmelweis el procedimiento fue redescubierto por el médico inglés Lister, quien logró imponerlo 40 años después.
La delegación vuelve a estudiarse en esta Guía, desde la perspectiva del largo plazo.
Las tensiones del cargo tienen directa relación con el uso del tiempo, las causa son las exigencias inadecuadas, las sobrecarga de exigencias, las exigencias contradictorias o conflictivas provenientes de varias personas y las exigencias desconocidas o inciertas.
Las técnicas para manejar estas tensiones van desde la fuga, al retiramiento o la respuesta al poder y la autoridad, hasta el enfrentamiento a esas situaciones. Jamás el silencio es una solución.
El autor presenta “tácticas para sobrevivir”. Para reducir el dominio del pasado y del presente y especialmente, para enfrentar el futuro hay que establecer objetivos.
Estos objetivos pueden ser trimestrales, innovativos, de crecimiento y de mantenimiento, tienen una finalidad personal dentro de la organización.
Alan Lakein va más lejos y propone metas para toda la vida, comenzando por cualquiera que se le ocurra, hasta precisarlas en la realidad. A continuación defina lo que pretende alcanzar en los próximos seis años y después qué es lo que haría Ud. si sabe que su vida restante es de seis meses. De esta manera se llega a lo actual y se entiende que “el viaje más largo comienza con el primer paso”.
El autor propone diez consejos prácticos para superar el ansia producida por el transcurso del tiempo, los que constituyen un recetario de sentido común de cómo darle sentido a la dimensión del tiempo.
La carrera hacia el éxito, meta de todo gerente americano, es analizada en relación al tiempo. La necesidad del logro o del poder son discutidas como enfoques distintos. Los períodos de la vida laboral se clasifican en función de los estados de la carrera. A los cuarenta años, la sociedad norteamericana, orientada hacia la juventud considera a un gerente de esa edad como “menos promisorio”.
Finalmente, el autor sostiene que la ética activista fomenta las tareas constantes y la culpabilidad cuando no se tienen. El consejo es darle menos valor al día de hoy y más al futuro. El tiempo tiene que ser abierto, sin estructuras, aunque ello parezca aterrador. El esclarecimiento del presente en función del futuro es imprescindible, aunque hay que ser devoto de los acontecimientos actuales.
El autor finaliza su obra con la siguiente reflexión “el tiempo es mucho más que dinero: es la sustancia de la vida”.
El libro, con una atractiva selección de elementos gráficos, chistes e historietas seleccionados que tienen como meollo el tiempo, hacen la lectura fácil, interesada y con un gran contenido operativo.